Kemenkum Sulbar Perkuat Tata Kelola Kearsipan

Mamuju, IndigoNews | Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Barat, Saefur Rochim, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai ketentuan sebagai salah satu fondasi dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel.

Menurutnya, arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan, pengawasan, serta pertanggungjawaban kinerja organisasi.

“Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung kelancaran pelaksanaan tugas organisasi. Karena itu, proses penyusutan arsip harus dilakukan secara cermat, terukur, dan sesuai regulasi agar tercipta sistem administrasi yang lebih tertib dan efisien,” ujar Saefur Rochim.

Komitmen tersebut diwujudkan melalui pelaksanaan Rapat Penilaian Penyusutan Arsip Fasilitatif yang berlangsung di Ruang Rapat Bagian Tata Usaha dan Umum Kantor Wilayah Kementerian Hukum Sulawesi Barat, Rabu (10/6).

Kegiatan tersebut dipimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum selaku Ketua Tim Penilai Arsip serta melibatkan Tim Penilai Arsip Fasilitatif dan jajaran pengelola arsip dari unit terkait. Rapat difokuskan pada proses penelaahan dan penilaian arsip yang telah diusulkan untuk dilakukan penyusutan.

Dalam proses tersebut, tim melakukan pemeriksaan terhadap berbagai kelompok arsip, mulai dari arsip keuangan, kepegawaian, barang milik negara, hingga dokumen program dan kegiatan. Penelaahan dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh arsip yang diusulkan telah memenuhi persyaratan administrasi dan telah melewati masa retensi sebagaimana diatur dalam ketentuan kearsipan.

Selain verifikasi dokumen, tim juga melakukan penilaian terhadap nilai guna arsip guna memastikan bahwa arsip yang akan disusutkan tidak lagi memiliki nilai administratif, hukum, maupun nilai guna lainnya yang masih diperlukan oleh organisasi.

Hasil penilaian selanjutnya dituangkan dalam dokumen resmi berupa Berita Acara dan Surat Pertimbangan Tim Penilai Arsip sebagai dasar pelaksanaan tahapan berikutnya dalam proses penyusutan arsip.

Saefur Rochim menilai bahwa pengelolaan arsip yang tertata dengan baik akan memberikan manfaat besar bagi organisasi, baik dari sisi efisiensi ruang penyimpanan, kemudahan akses informasi, maupun peningkatan kualitas layanan administrasi.

“Kearsipan yang tertib mencerminkan tata kelola organisasi yang baik. Oleh karena itu, penguatan sistem kearsipan harus terus dilakukan sebagai bagian dari upaya mendukung reformasi birokrasi dan peningkatan kualitas pelayanan publik,” tambahnya.

Melalui kegiatan ini, Kanwil Kementerian Hukum Sulawesi Barat terus memperkuat budaya tertib arsip dan mendorong pengelolaan dokumen yang lebih profesional. Langkah tersebut diharapkan dapat mendukung terwujudnya birokrasi yang modern, adaptif, dan berorientasi pada peningkatan kinerja organisasi serta pelayanan kepada masyarakat.